Почему важно научиться управлять своим временем? Если вы, как и я, пытались освоить новую профессию, сменить деятельность или открыть свой бизнес, то скорее всего столкнулись с нехваткой времени на обучение и выполнение множества задач. Банальное отсутствие свободного времени ставит под вопрос весь замысел.

Состояние «Не знаю, за что хвататься» хорошо знакомо не только начинающим предпринимателям. В быстро изменяющемся и ускоряющемся мире «нужно бежать со всех ног, чтобы только оставаться на месте», как точно подметил Льюис Кэрролл еще 160 лет назад.

«Нужно бежать со всех ног, чтобы только оставаться на месте, а чтобы куда-то попасть, надо бежать как минимум вдвое быстрее!»

Льюис Кэрролл «Алиса в Стране Чудес», 1864

Давайте разберемся, как вырваться из бесконечной гонки за временем, как всё успевать без стресса, расслабленно и спокойно.

Постигая науку управления временем, или тайм менеджмент, приблизимся к пониманию, как можно:

  • тратить много времени на семью, хобби, отдых;
  • полноценно отдыхать и при этом расти в доходах;
  • построить карьеру и при этом не потерять семью;
  • реализовать бизнес, если заняты на работе каждый день;
  • достичь успеха в профессии и не потерять здоровье;
  • не потерять себя в попытках всё успеть.

И на десерт раскроем основу персональной эффективности человека. Тот базис успеха, о котором предпочитают умалчивать.

Содержание

В каких случаях возникает вопрос управления временем или когда тайм менеджмент становится маст хэв

Первая причина: как все успеть?

Во-первых, образ жизни в современном мире у большинства людей такой, что человек просто не справляется с теми задачами, которые он должен решать ежедневно. Не справляется не потому, что глупый или что-то не умеет, а потому что слишком длинный список дел, которые необходимо выполнить.

Естественным образом возникает вопрос: «А как все успевать?». Можно ли жить спокойно и расслабленно вместо того, чтобы нестись куда-то ежедневно, сломя голову?

Тайм менеджмент поможет избежать критических ситуаций из-за невыполнения важных и критических задач.

Вторая причина: хочу больше или личностный (профессиональный) рост

Второе. Допустим, вы молодец – показываете высокие результаты на работе, дома тоже у вас все в порядке, никто и ничто не обижены и не обделены вниманием, у вас достаточно энергии. Но наступает момент, когда необходимо расти или душа требует большего. Хочется выйти на новый уровень самореализации, новый уровень доходов и в целом на следующий уровень жизни.

И тут вы понимаете, что необходимо проходить дополнительное обучение, повышать квалификацию, осваивать новые навыки, получать новые знания или тем более осваивать новую профессию, много читать книг, специфической литературы и законы. Очень быстро встанет вопрос: «А когда? Времени на это совершенно нет».

Сюда же можно отнести все более «мягкие» на первый взгляд варианты попыток освоить новую онлайн профессию, «не выходя из дома», «в удобное время», «по пару часов в день», «без специального образования». «Мягкие» – потому что дети вроде подросли, быт налажен, на работе стабильно, и кажется времени свободного просто куча. Но это только кажется.

Очень быстро вы поймете, что выделить даже два часа ежедневно не так и просто, а для освоения профессии необходимо не 2, а 20 часов в день. А энергия ограничена, как ни крути. С работы вы приползаете уже прилично уставшим.

В этом случае управление временем поможет организовать время так, чтобы высвободить необходимые часы.

Третья причина: не хватает времени на себя

Третье. Это самая ценная причина. Для чего нам нужна всякая личная эффективность и успевать больше за то же время? Чтобы его – время – высвободить на себя любимого (любимую).

Высвободить время на любимое хобби, чтение любимых книг (не по бизнесу и маркетингу, а пусть и примитивный, но захватывающий детектив или увлекательный приключенческий роман!), на занятия полезными и приятными видами спорта, релакса, СПА, рыбалку. Да все, что угодно! Даже просто бездельничать хотя бы раз в неделю от души. Тут можете составить свой собственный список всего, на что хотелось бы иметь больше времени.

Четвертая причина: парадоксальная – чего я хочу на самом деле

Четвертую причину заняться тайм-менеджментом я называю парадоксальной. Дело в том, что у большинства из нас есть неумолимое желание работать меньше, а отдыхать больше. Кто-то из ученых даже пришел к выводу, что для человека работать – это противоестественно. Спорить с ученым не берусь, да и смысла в этом нет. Но что совершенно очевидно, так это то, что каждый хотел бы работать поменьше, а зарабатывать побольше.

Поэтому многие люди пытаются выйти на более высокий уровень дохода, чтобы начать работать, например, в два раза меньше, а зарабатывать, как минимум, столько же. И для этой цели лезут из кожи вон, чтобы занять некую должность, найти более привлекательную работу, освоить другую профессию (которая чаще всего им не подходит), придумывают некий хитрый бизнес, чтобы «сам, на автомате» приносил деньги и т.д.

В итоге, они превращают свою жизнь в бесконечный забег на бесконечную дистанцию и полностью лишают себя и того свободного времени, что у них уже было. Кардинальное отличие от предыдущего пункта в том, что в данном случае человек не знает, для чего именно ему необходимо свободное время.

Когда мы на консультациях разбираем подобные случаи, то чаще всего выясняется следующее:

  • человек достаточно мутно представляет, на что, собственно, он хочет тратить это самое свободное время;

  • свободного времени у человека было достаточно, пока он не начал развивать бурную деятельность, чтобы увеличить свое свободное время;

  • то свободное время, что у него было, он не использовал на свои желания по причине их размытости и неясности.

Конечно, это не означает, что не нужно стремиться к лучшей реализации, повышению благосостояния и увеличению свободного времени «на себя». Но необходимо делать это разумно, ясно представляя себе свои истинные цели.

В этом случае тайм менеджмент поможет выявить второстепенные и ненужные цели и задачи, отбросить лишнее и прояснить свои цели.

Что ж, подведем итоги:

Четыре веские причины научиться управлять своим личным временем

  • Всё успевать. Не потеряться в ворохе ежедневных дел и успеть самое важное.

  • Рост и развитие. Найти время на рост и развитие – повысить свою персональную эффективность (за меньшее время успевать сделать больше)

  • Получить достаточно личного времени на себя. Всегда иметь в распоряжении время на семью, отдых, удовольствия, хобби и развлечения.

  • Парадоксальная. Прояснить свои истинные мотивы и цели и выбросить всё ненужное.

Техника Помидор в тайм менеджменте

Рисунок 1. Эффективность в тайм менеджменте

Что же такое тайм менеджмент на самом деле?

Предполагается, что в результате применения тайм-менеджмента вы начнете все успевать и/или повысите свою личную эффективность. И каким же волшебным образом это достигается? Ведь если на выполнение конкретной работы требуется 2 часа, то необходимо эти 2 часа выделить. И хоть в начало ставь эту работу, хоть в середину смены/дня/месяца/года – все равно это будут 2 часа!

Вариант «делать кое-как, но побыстрее» в большинстве случаев не вариант для достижения поставленных целей. Справедливости ради, нужно отметить, что именно этот вариант применяется часто и густо на многих предприятиях и в организациях. Причина – полное отсутствие понимания, что такое управление, тайм-менеджмент и не менее полное отсутствие осмысленных целей.

Что такое персональная эффективность в системе тайм менеджмента

Важное – на первый план

Поэтому, следует сделать уточнение, что персональная эффективность в системе управления временем – это способность достигать поставленных целей за меньший интервал времени без потери качества. Но это отнюдь не сокращение времени, необходимого для качественного выполнения конкретной работы.

И совершенно логично, что самые популярные и известные методы тайм-менеджмента сфокусированы прежде всего на том, чтобы выделить и выполнить самые важные, ключевые дела (или действия), от которых зависит успех всего дела/проекта/замысла/деятельности.

Критические задачи (действия) – это те действия, без качественного и полного выполнения которых, невозможно достичь поставленной цели или задачи

В свою очередь второстепенные, менее важные задачи необходимо оставлять напоследок. Даже если они не будут выполнены (и даже вероятнее всего не будут выполнены), то на реализацию всего замысла они не повлияют.

Второстепенные задачи – действия, невыполнение или неполное выполнение которых не препятствует достижению поставленной цели или задачи

Способность фокусироваться на задаче

Бывало ли у вас такое? Вы читаете книгу или документ, и через какое-то время обнаруживаете себя «летающим в облаках». Ваши глаза вроде бы направлены в книгу, но мыслями вы уже далеко-далеко. И уже «порешали», как справиться с большинством глобальных проблем на планете, а заодно и личных.

Способность оставаться сконцентрированным на задаче, не отвлекаться – это второй аспект, на котором сфокусирована система тайм менеджмента.
На сфокусированность влияют как внутренние факторы (усталость, настроение, здоровье, стресс, психо-эмоциональное напряжение и т.д.), так и внешние (звонки, шум, люди, дети, животные и т.д.).

Тайм менеджмент помогает разобраться с внешними факторами путем правильной организации, упорядочивании своей работы и жизни.

Что касается внутренних факторов, то они как раз и определяют личную эффективность человека и успех в жизни в целом. Освоение тайм менеджмента помогает лишь частично взять их под контроль, но не устранить и не разрешить. Что с этими факторами делать и как с ними «бороться» читайте в конце статьи.

Откладывание дел на потом (прокрастинация)

Явление откладывания на потом, известное еще под термином «прокрастинация», – еще одно большое препятствие на пути к личной эффективности. Надо признать, что под нехваткой времени чаще всего скрывается именно прокрастинация.

Вместо сосредоточенного выполнения работы человек находит тысячи «важных» дел – попить кофе, почитать ленту новостей, почесать за ухом, сходить в туалет, написать в чат подруге, опять попить кофе, почитать интересную статью… ой, уже обед, кушать хочу. И так по кругу.

В итоге работа даже не начата. Проблема еще и в том, что человек зачастую не замечает этого и думает, что он усердно работал все это время. Тайм менеджмент помогает, во-первых, четко отследить свое увиливание от работы, а во-вторых – обуздать свою прокрастинацию.

Теперь подытожим.

Какие задачи решает тайм менеджмент

Тайм менеджмент работает по трем основным направлениям:

  • определить и выполнить критичные задачи, отложить или отказаться от второстепенных и неважных занятий;
  • повысить сосредоточенность на задачах, обуздать отвлекающие факторы;
  • взять под контроль прокрастинацию (откладывание на потом).

Далее коротко рассмотрим 7 наиболее известных и популярных методик, которые можно применять для личного тайм менеджмента, как для работы, так и для управления своими делами в целом.

7 проверенных методик тайм менеджмента

  1. Метод Помидора в тайм менеджменте (техника Pomodoro)

Метод Помидора – пожалуй, самая известная и популярная техника управления временем. И не случайно. Обладая невероятной простотой и доступностью, она помогает повысить эффективность по всем трем направлениям: выполнить самые важные задачи, повысить сосредоточенность и справиться с прокрастинацией.

Если вы не хотите тратить много времени на глубокое и всестороннее изучение тайм менеджмента, а лишь хотите немного организовать и оптимизировать свой ежедневный график, то можете остановиться пока только на этой методике.

Придумал технику помидора итальянский студент Франческо Черилло, пытаясь справиться с большим объемом дел во время обучения. А свое необычное название методика получила по внешнему виду будильника, которым пользовался Чирилло – он был выполнен в виде помидора. Отсюда и название Техника Помидора или Pomodoro на итальянском.

Суть техники Pomodoro

Вся работа делится на отрезки времени по 30 минут. Из этих 30 минут 25 отводятся на работу, 5 минут – на отдых. Рабочие периоды получили название «помидор».

Смысл таких рабочих отрезков времени в том, что работать непрерывно, не отвлекаясь 25 минут гораздо проще, чем без определенного времени работы.

Кроме того, практически любой отвлекающий фактор можно игнорировать в течение 25 минут. А регулярные небольшие перерывы способствуют сохранению работоспособности и снятию напряжения, связанного с работой.

Техника Помидор в тайм менеджменте

Рисунок 2. Техника помидора в тайм менеджменте

Такой подход также позволяет достаточно легко справиться с прокрастинацией – зная, что у вас впереди всего лишь 25 минут работы. А если вы запустили таймер, то откладывать уже не получится – ведь таймер уже тикает, вы просто берете и работаете.

После четырех помидоров, т.е. каждые 2 часа, делается один длинный перерыв 20-30 минут. Затем цикл повторяется.

Процедура: как применять метод Помидора

  1. Составьте список задач на день.
  2. Определите из запланированных на день задач самую важную. Возьмите ее в работу.
  3. Засеките время или поставьте таймер на 25 минут.
  4. Работайте над выбранной задачей непрерывно 25 минут. Не переключайтесь ни на что другое.
  5. По окончании 25 минут сделайте небольщой 5-минутный перерыв.
  6. Через 4 рабочих интервала («помидора») устраивайте длинный перерыв 20-30 минут.
Техника Помидор в тайм менеджменте

Рисунок 3. Как применять метод Помидора

Если задача была выполнена в середине помидора, то не останавливайтесь. Берите следующую по важности задачу и работайте с ней до окончания помидора.

«Помидорные» инструменты тайм менеджмента

Как и в других техниках тайм менеджмента и повышения личной эффективности, рекомендуется использовать инструменты, в которых задействована моторика пальцев и рук. Поэтому лучше применять бумагу, карандаш или ручку и механический таймер.

Написание текста от руки, заведение механического будильника способствует вовлечению в процесс, повышению концентрации.

Тем не менее, это требование не является обязательным. Существует достаточно много приложений и сервисов, которые помогают применять метод Помидора с использованием компьютера и современных гаджетов. Ниже приводятся некоторые из них.

Приложения и сервисы управления временем

Windows

  1. Keep Focused — простой таймер для Pomodoro;
  2. PomodoroApp — неказистый, но бесплатный таймер и менеджер задач;
  3. Tomighty — таймер, который незаметно работает в панели задач внизу;
  4. Pomodoro Timer — простой онлайн-таймер и список задач;
  5. PomoDoneApp – есть версии также для Linux, web-версия, для Android, для Mac;

Mac OS

  1. Tomato 2: Pomodoro Timer – простое приложение для повышения личной продуктивности;
  2. Pomodoro Time — отличный таймер со статистикой;
  3. Eggscellent — бесплатный таймер;
  4. Tadam — неплохое приложение, где можно самому задать интервалы времени;

Android

  1. Clockwork Tomato  — приложение и виджет таймера для рабочего стола;
  2. Forest  — объединяет технику Pomodoro и геймификацию;
  3. Pomodoro Timer Lite  – поможет вам сделать больше за меньшее время и восстановить утраченную концентрацию;

iOS

  1. Plantie – Stay focused — приложение для управления временем, которое позволяет вам выращивать и собирать ваши любимые фрукты, не отвлекаясь от работы;
  2. Forest: Focus for Productivity — объединяет технику Pomodoro и геймификацию;
  3. Freedom – Block Distractions – блокировщик приложений и веб-сайтов, позволяет блокировать отвлекающие факторы на всех ваших устройствах — телефоне, планшете и компьютере;

Сервисы и расширения

  1. Todoist – менеджер задач и список дел. Поможет получить концентрацию, организованность и покой;
  2. Список Pomodoro-расширений для Google Chrome:
  • Strict Workflow – блокирует отвлекающие вас веб-сайты, дабы вы могли работать по технике управления временем «помодоро»;
  • Pomowork – Pomodoro® and Todo Assistant – помощник по работе и тайм-менеджменту, появляется на вашей домашней странице;
  • Focus To-Do: Помидоро таймер & Управление Задачами;
  • Tomato Clock – простое расширение для браузера для управления продуктивностью.

2. Метод Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это один из методов тайм-менеджмента, который позволяет выделить самые важные задачи и дела, о которых мы уже говорили выше.

Также методика Эйзенхауэра позволяет расставить приоритеты в выполнении менее важных задач по срочности и ценности в повседневной жизни.

Не всегда получается так просто определить, что же надо выполнять в первую очередь, просто глядя на список дел. Метод Эйзенхауэра помогает справиться с этой задачей.

Именно поэтому я очень рекомендую применять технику Эйзенхауэра как первый этап в методе Pomodoro – для определения приоритетности дел.

Что из себя представляет матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет из себя двухмерную таблицу. По горизонтальной оси оценивается срочность, по вертикальной оси — важность.

Техника Помидор в тайм менеджменте

Рисунок 4. Матрица Эйзенхауэра – упрощенный вариант таблицы

В упрощенном варианте каждая ось имеет всего по 2 значения, а таблица соответственно имеет всего 4 сектора.

По срочности все дела необходимо распределить на:

  • срочные
  • не срочные

По важности все задачи распределяются на:

  • важные;
  • неважные.

Для каждой задачи мы определяем ее важность и срочность. Соответственно, она попадет в один из четырех квадратов таблицы:

  • важные и срочные – квадрат A;
  • важные и не срочные – квадрат B;
  • неважные и срочные – квадрат C;
  • неважные и не срочные – квадрат D.

Как применять полученную матрицу Эйзенхауэра

Сектор A. Эти дела необходимо выполнять в первую очередь. Это те самые критические задачи, от которых зависит достижение целей. Также при невыполнении этих дел могут возникнуть серьезные затруднения в жизни.

Сектор B. Важные, но не срочные дела тоже обязательны к выполнению. Это те задачи, которые нельзя не выполнить, но их можно сдвинуть на вторую очередь. Идеальный вариант дел — это и есть сектор B. Они запланированы, на них выделено время, никакой спешки, никакого стресса. Но в жизни идеально чаще всего не бывает — все равно появляются важные и срочные дела.

Сектор C. Неважные, но срочные. Такие дела чаще всего отнимают большую часть времени. Они неважны, но выполнять их все равно приходится. Например, регулярная проверка электронной почты на предмет поступления новых заявок от клиентов. Оптимальным вариантом разобраться с подобными делами — это делегировать их кому-то другому (напарнику, подчиненному, нанятому работнику). Но не всегда ситуация позволяет это сделать. В таком случае решением будет выделить для таких дел строго определенное время. Например, просматривать заявки от клиентов строго один раз в день в 13-00, а на сайте в разделе для покупателей предоставить информацию: «Заказы, оформленные до 13-00, отправляются в этот же день».

Сектор D. Неважные и не срочные задачи. Это рутина, которая может поглотить украсть время, необходимое для важных задач. От задач из этого сектора нужно максимально отказаться, насколько это возможно. Если совсем невозможно отказаться, то ограничивать по времени подобные дела.

Техника Помидор в тайм менеджменте

Рисунок 5. Матрица Эйзенхауэра – как ее использовать

Инструменты для работы с матрицей Эйзенхауэра

Сервисы

  • Trello  менеджер задач, командная работа. Для личного использования и маленьких команд бесплатная версия.

  • Cerebro – сервис управления проектами и совместной работы. Есть бесплатная версия, а также пробная версия для платных тарифов.

  • Yandex Tracker – Сервис для совместной работы и организации процессов в компании. Платный, но мощный многофункциональный сервис.

Приложения

  • Приложение Todoist  – удобный таск-менеджер. С ним вы не упустите из вида важные задачи. Есть версии для всех устройств: MacOS Windows 10/11, Linux, iPhone и iPad, Android. Есть бесплатная версия.

  • Приложение Notion  – Единое рабочее пространство для команд, планирование. Есть версии для Mac и Windows, iOS and Android. Для личного использования бесплатная версия.

  • Приложение Evernote  – в приложении можно сохранять информацию и работать с текстом, планировать задачи и без труда находить необходимое в нужный момент. Есть бесплатная версия.

3. Метод лягушки в тайм менеджменте

Метод лягушки – еще одно простое, но эффективное средство для повышения личной эффективности в тайм менеджменте. Автор метода – Брайан Трэйси, известный мотивационный спикер и бизнес-тренер. Название своего метода тайм менеджмента Брайан придумал по аналогии с поеданием лягушек – неприятным для большинства людей занятием.

Лягушки в тайм менеджменте – это неприятные дела, которые очень не хочется выполнять, на грани отторжения. Либо это трудные дела, за которые страшно взяться. Часто именно эти дела являются важными, ключевыми.

Подсознательное избегание этих дел приводит к тому, что мы находим вполне рациональное объяснение, почему их можно отложить или незаметно для себя понижаем их важность. В любом случае, откладывание лягушек на потом ставит под угрозу нашу личную эффективность.

Суть метода «поедания лягушек»

Главная идея метода заключается в том, что выполнять самые неприятные задачи нужно каждый день в первую очередь. Т.е. «поедать лягушек» необходимо с утра, а более приятные дела оставлять на послеобеденное время.

Лягушки могут быть большими и маленькими.

Если «лягушки» маленькие, то их может быть несколько за один день.

Если «лягушки» большие, то «есть» их надо по частям, т.е. каждый день выполнять часть задачи.

Если в один день «лягушек» две, то в первую очередь необходимо «съедать» более противную.

Данный способ вычленения первостепенных задач может оказаться более точным, чем матрица Эйзенхауэра. Эффективность метода лягушек может оказаться выше благодаря тому, что он основывается на чувствах, а не на аналитическом процессе. А чувства не обманывают при достаточной тренировке их распознавания.

Управляя своим временем с помощью метода лягушек вы делаете каждый свой день не очень тяжелым, сохраняете энергию и получаете удовлетворение от работы, даже если в ней есть трудные и неприятные задачи.

4. Метод 1-3-5 или принцип девяти дел

Метод 1-3-5 очень простой, применять его можно буквально «на ходу». Суть заключается в том, что каждый день необходимо выполнять всего 9 задач:

  • Одну сложную, важную, трудную. Эту задачу необходимо выполнить в первую очередь.

  • Три задачи средней сложности (средней важности). Эти задачи выполнять во вторую очередь в течение дня.

  • Пять задач несложных (неважных). Эти задачи выполнить в последнюю очередь. При необходимости, их можно перенести на следующий день.

5. Принцип трех дел

Принцип трех дел отталкивается от объективной предпосылки, что выполнить все задачи в принципе невозможно. Успевать все и всегда никому еще не удавалось.

Поэтому по принципу трех дел предлагается выполнять всего три задачи в день. Но эти задачи должны быть определены в соответствии с поставленными целями. Три дела каждый день должны способствовать и быть важными для достижения результата.

Такой подход позволит каждый день видеть результаты своего труда и будет способствовать большей удовлетворенностью своей эффективностью. И, как следствие, мотивация будет оставаться на высоком уровне.

Рекомендуется задачи на день определять накануне вечером. В конце рабочего дня, когда задачи на сегодня уже выполнены, совершенно расслабленно составьте список необходимых ближайших задач. Затем посмотрите на этот список и определите, какие из этих задач являются самыми ценными, ключевыми. Выберите три значимые задачи на завтра.

6. Канбан

Система канбан известна как методика организации работы в коллективе или команде. Но ее также можно применять и в личном тайм менеджменте.

Канбан визуализирует процесс выполнения задач. Это делает управление временем наглядным, удобным и прикольным.

В канбан весь комплекс задач делится на три группы:

  • надо выполнить;
  • в процессе выполнения;
  • выполнено.

При необходимости можно этот процесс усложнить и добавить группы.

Весь объем задач визуализируется в виде трех столбцов, в каждом из которых расположены карточки соответствующей группы.

Визуализация с помощью предметов выполняется на специальной доске, а каждая задача записана на отдельном стикере.

Техника Помидор в тайм менеджменте

Рисунок 6. Канбан на доске

Визуализация на компьютере может выполняться как в обычных редакторах типа Word или чаще Exel, так и в специализированных программах. Также существуют специализированные сервисы, например, популярный Trello https://trello.com.

Техника Помидор в тайм менеджменте

Рисунок 7. Канбан в таблице Excel

По мере выполнения задачи она перемещается из одного столбца в другой. Таким образом можно визуально наблюдать целостную картину, сколько задач выполнено, сколько в процессе выполнения, а сколько еще запланировано.

Техника Помидор в тайм менеджменте

Рисунок 8. Так реализован канбан в кабинете пользователя в почтовом сервисе SendPulse

В случае использования доски и стикеров, стикер просто переклеивается в следующий столбец. В случае использования компьютера, это может быть просто копирование либо встроенная функция в приложении.

7. Хронометраж в тайм менеджменте

Хронометраж – это фиксирование и последующий анализ затрат времени в течение дня. Рекомендуется хронометраж применять в начале освоения тайм менеджмента, независимо от того, на какой системе или методике вы остановитесь в дальнейшем. Хронометраж позволяет увидеть полную картину, на что расходуется рабочее время.

Это точка старта, что мы имеем. И, соответственно, затем определиться, что хотим получить в усовершенствованном виде. Методика полезна как сама по себе, так и в совокупности с другими методами тайм менеджмента.

Не удивляйтесь, если вы в результате хронометража вдруг обнаружите, что немалые 30% времени вы тратите на отвлечения – хронометраж выявляет это очень четко.

Как проводить хронометраж?

Все, что нужно делать, это фиксировать время каждого занятия в течение всего дня. Записывать надо абсолютно все. В том числе и отвлечения на перерывы, санитарно-бытовые потребности, перекуры, перекусы, чтение сообщений в соцсетях, звонки.

Удобнее всего фиксировать результаты в таблице Exel. Exel удобен не только табличной формой, но и тем, что с полученными данными можно потом работать – сортировать, суммировать, анализировать.

Ниже приведен пример такой таблицы. Вы можете создать свою таблицу, усовершенствовав ее под свои нужды и вид деятельности.

Техника Помидор в тайм менеджменте

Рисунок 9. Пример выполнения хронометража с помощью таблицы Excel

Все затраты времени можно группировать, относя каждое занятие к какой-либо категории. Например: работа, отдых, бытовые нужды, отвлечения. Работу тоже можно разбить на группы. Например: работа с клиентами, маркетинг, работа с электронной почтой, написание постов и статей.

Инструменты электронных таблиц позволяют выполнять анализ буквально в пару щелчков мышки. Например, можно сделать выборку по категориям. И сразу увидеть, сколько из затраченного времени ушло непосредственно на работу. С легкостью можно вычислить какой процент времени уходит впустую на посторонние занятия.

Техника Помидор в тайм менеджменте

Рисунок 10. Пример анализа хронометража в таблице Excel – выборка по категории

Само ведение хронометража тоже требует затрат времени. Но эти затраты стоят того. К тому же, необязательно вести хронометраж постоянно. Достаточно сделать его один раз, чтобы увидеть, где много времени тратится неэффективно и откорректировать свою деятельность. Можно также выполнять хронометраж периодически. Например, один раз (один день) в месяц или квартал.

Истинный секрет личной эффективности

Теперь, когда у вас есть инструменты управления временем, вам будет легче держать под контролем все дела и не забывать о самом важном.

А сейчас задумайтесь на минутку вот о чем – является ли управление временем определяющим успех инструментом? Ведь причиной бесконечных отвлечений, прокрастинации, откладывания самых важных дел на потом являются внутренние конфликты. Вследствие внутренних конфликтов вы не можете определиться с профессией, сосредоточиться на работе, выполнить важные задачи, которые вызывают сильный дискомфорт.

Тайм менеджмент относится к управлению, управлению делами. Однако, он никак не влияет на качественное содержание выполнения самой работы, персональные качества личности, успешной личности.

Именно качества личности – черты характера, настрой, энергичность, интуиция, модели поведения – определяют эффективность и успешность человека. Корректировка своего поведения, характера, привычек, убеждений, подсознательных установок способствуют качественному улучшению жизни и способности достигать цели.

И вот тут на первое место выступают коучинг, психологическое консультирование и терапия, а в идеале – симбиоз всех трех подходов. Неплохие результаты, хоть и временные, дают мотивирующие тренинги и тренинги личностного роста. Глубокая личностная трансформация дает устойчивую основу для повышения результативности и качества жизни.

На заметку:

Более 80% людей, начинающих активно заниматься саморазвитием, отмечают, что количество дел существенно увеличивается, но свободного времени становится больше. Задачи решаются быстрее и с меньшими затратами энергии.

Это звучит как фантастика. Но именно состояние бесконфликтного внутреннего баланса, сила духа, внутренний настрой и уверенность в себе многократно увеличивает эффективность в любой деятельности.

На самом деле, фантастики нет. Просто существенно возросла энергичность человека. Многие задачи из трудных перешли в разряд обычных, многие дела стали выполняться намного быстрее и с меньшими затратами усилий.

Поэтому так важно научиться управлять своим временем, временем своей жизни. Это и есть истинный тайм менеджмент.